Sổ theo dõi công nợ
Theo dõi KH nợ mình / mình nợ NCC — tổng hợp tồn nợ, cảnh báo quá hạn
| Mã | Đối tác | Ngày PS | Kỳ hạn (n) | Giá trị | Đã TT | Còn lại | Quá hạn (n) | Khoá | TT | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 500.000.000 | 15 | |||||||||
| 500.000.000 | 35 | |||||||||
| 1.200.000.000 | 5 |
| Khoảng thời gian | Năm trước (VND) | Năm nay (VND) | Thay đổi |
|---|---|---|---|
| 0-30 ngày | 0 | 1.700.000.000 | +1.700.000.000 |
| 30-60 ngày | 500.000.000 | 0 | -500.000.000 |
| 60-90 ngày | 0 | 0 | 0 |
| 90+ ngày | 0 | 0 | 0 |
Tool này là công cụ tham khảo giáo dục dựa trên TT 200/2014/TT-BTC (Sổ kế toán chi tiết) tại thời điểm cập nhật. Quy định pháp luật có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra lại tại nguồn chính thức hoặc tham vấn kế toán/luật sư/đại lý thuế có chứng chỉ trước khi áp dụng vào tờ khai, hợp đồng, báo cáo thực tế. Webchốt không phải đại lý thuế, không phải công ty kiểm toán, không phải đơn vị tư vấn pháp lý — kết quả tool chỉ mang tính ước tính, không thay thế tư vấn chuyên môn. Trong phạm vi pháp luật cho phép, Webchốt không chịu bất kỳ trách nhiệm nào (trực tiếp, gián tiếp, hậu quả) phát sinh từ việc dùng kết quả tool.
- TT 200/2014/TT-BTC
- Luật Kế toán 88/2015/QH13
Hướng dẫn theo dõi nợ
Sổ công nợ theo dõi ai còn nợ mình (phải thu) hoặc mình còn nợ ai (phải trả), khoản nào sắp quá hạn, khoản nào đã treo quá lâu cần xử lý. Với hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ bán chịu cho nhiều khách, việc này thường làm bằng Excel thủ công — dễ sót dòng, quên cộng lại tổng khi có khách trả một phần.
Công cụ này lập danh sách từng khoản nợ (mã, đối tác, ngày phát sinh, kỳ hạn, giá trị, đã thanh toán), rồi tự tính tồn nợ, phân theo tuổi nợ (0-30/30-60/60-90/90+ ngày) và 7 chỉ số so sánh giữa hai kỳ — không cần tự cộng tay hay dựng công thức Excel riêng.
Có sẵn 4 bộ dữ liệu mẫu theo quy mô kinh doanh (bán hàng, dự án, tài chính, bán lẻ) để xem cách các chỉ số phản ứng trước khi nhập dữ liệu thật của mình.
Công thức tồn nợ và các chỉ số đang chạy trong công cụ
Với mỗi kỳ theo dõi (Kỳ 1 = năm trước, Kỳ 2 = năm nay), công cụ lọc các khoản nợ thuộc kỳ đó rồi tính.
| Chỉ số | Công thức | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tổng phát sinh | Cộng giá trị phát sinh của mọi khoản trong kỳ | Tổng giá trị đã bán chịu/mua chịu trong kỳ |
| Đã thanh toán | Cộng số tiền đã thu/đã trả của mọi khoản trong kỳ | Phần đã tất toán |
| Còn tồn nợ | Tổng phát sinh − Đã thanh toán | Số dư công nợ chưa xử lý xong |
| DSO (ngày thu nợ bình quân) | Còn tồn nợ ÷ Tổng phát sinh × 365 | Ước lượng số ngày trung bình để thu hồi một khoản nợ |
| Turnover (vòng quay nợ/năm) | 365 ÷ DSO | Số lần công nợ được quay vòng trong một năm |
Phân tuổi nợ (aging) 4 khoảng
Số ngày quá hạn của một khoản = số ngày từ ngày phát sinh tới hôm nay. Khoản nợ chỉ được xếp vào bucket theo số dư còn lại (giá trị phát sinh trừ đã thanh toán), khoản đã trả đủ (còn lại ≤ 0) không tính vào bucket nào.
- 0-30 ngày — nợ mới phát sinh, bình thường.
- 30-60 ngày — cần nhắc khách/nhà cung cấp.
- 60-90 ngày — cận hạn xử lý, nên có động thái thu hồi hoặc thanh toán.
- 90+ ngày — quá hạn lâu, công cụ tự đưa vào Cảnh báo nếu quá 180 ngày (gợi ý cân nhắc ghi nhận nợ khó đòi).
Cảnh báo tự động công cụ đang phát hiện
- Một khoản quá hạn hơn 180 ngày và còn dư nợ — gợi ý cân nhắc ghi nhận nợ khó đòi.
- Kỳ hạn thanh toán bằng 0 hoặc dài hơn 180 ngày — dữ liệu bất thường, nên kiểm tra lại.
- Một khoản còn nợ hơn 50% giá trị phát sinh ban đầu — dấu hiệu thu hồi chậm.
- Tỷ lệ nợ quá 90 ngày trên tổng tồn nợ vượt 30% — cảnh báo mức độ cao.
- DSO kỳ này tăng hơn 15 ngày so với kỳ trước — dấu hiệu chính sách bán chịu đang lỏng hơn.
Ví dụ: 3 khoản phải thu trong 1 kỳ
- HD-001 phát sinh 20.000.000, đã thu 20.000.000: Còn lại 0 đ
- HD-002 phát sinh 15.000.000, đã thu 5.000.000: Còn lại 10.000.000 đ
- HD-003 phát sinh 30.000.000, chưa thu: Còn lại 30.000.000 đ
- Tổng phát sinh = 20tr + 15tr + 30tr: 65.000.000 đ
- Đã thanh toán = 20tr + 5tr + 0: 25.000.000 đ
- Còn tồn nợ = 65tr − 25tr: 40.000.000 đ
- DSO = 40.000.000 ÷ 65.000.000 × 365: ≈ 224,6 ngày
- Turnover = 365 ÷ 224,6: ≈ 1,6 lần/năm
Nhập đúng 3 dòng trên vào cùng một kỳ (Kỳ 2) trong công cụ sẽ ra đúng các số này ở mục "7 Chỉ số chính".
Lỗi thường gặp khi tính tay
- Gộp mọi khoản nợ vào cùng một kỳ theo dõi — công cụ chỉ so sánh được 2 kỳ khi dữ liệu chia đúng "Kỳ 1"/"Kỳ 2" theo cột Khoá.
- Quên cập nhật số "Đã TT" khi khách trả một phần — còn tồn nợ sẽ bị tính cao hơn thực tế.
- Đọc DSO như một con số tuyệt đối cố định — DSO thay đổi theo cơ cấu khoản nợ trong kỳ, cần theo dõi xu hướng nhiều kỳ thay vì chỉ nhìn 1 lần.
- Bỏ trống hoặc để kỳ hạn thanh toán quá dài (>180 ngày) mà không kiểm tra lại — công cụ sẽ tự đưa vào mục cảnh báo dữ liệu bất thường.
Bạn có thắc mắc về Theo dõi nợ?
Sổ công nợ tính "còn tồn nợ" theo công thức nào?+
Còn tồn nợ = Tổng giá trị phát sinh trong kỳ − Tổng đã thanh toán trong kỳ. Công cụ tính riêng cho từng khoản nợ rồi cộng lại theo kỳ theo dõi (Kỳ 1/Kỳ 2).
DSO là gì và tính ra sao?+
DSO (Days Sales Outstanding) là số ngày thu nợ bình quân, tính bằng Còn tồn nợ ÷ Tổng phát sinh × 365. DSO càng thấp thì thu hồi công nợ càng nhanh.
Công cụ chia tuổi nợ (aging) theo mấy khoảng?+
4 khoảng: 0-30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày và 90+ ngày, tính theo số ngày từ ngày phát sinh tới hiện tại, áp dụng cho phần dư nợ còn lại của từng khoản.
Vì sao cần chia khoản nợ theo 2 kỳ (Kỳ 1/Kỳ 2)?+
Để so sánh xu hướng: DSO, tồn nợ, tỷ lệ quá hạn của kỳ này so với kỳ trước. Không chia đúng cột "Khoá" thì công cụ không so sánh được biến động.
Cảnh báo nợ khó đòi công cụ dựa vào tiêu chí gì?+
Chủ yếu dựa vào số ngày quá hạn (>180 ngày) và tỷ lệ dư nợ trên giá trị phát sinh ban đầu (>50%). Đây là gợi ý kỹ thuật, quyết định ghi nhận nợ khó đòi cần theo quy chế tài chính của đơn vị.
Sổ công nợ này có xuất file để lưu trữ không?+
Có, xuất được file CSV gồm danh sách chi tiết từng khoản, bảng phân tích aging 2 kỳ và bảng 7 chỉ số so sánh — mở được bằng Excel hoặc Google Sheets.
Web cho doanh nghiệp của bạn?
Webchốt là studio thiết kế web Next.js. Tools miễn phí. Service chuyên nghiệp khi cần.