Đề nghị thanh toán nội bộ
Mẫu đề nghị thanh toán nội bộ DN — kèm số tiền bằng chữ + STK
Tool này là công cụ tham khảo giáo dục dựa trên Mẫu nội bộ doanh nghiệp tại thời điểm cập nhật. Quy định pháp luật có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra lại tại nguồn chính thức hoặc tham vấn kế toán/luật sư/đại lý thuế có chứng chỉ trước khi áp dụng vào tờ khai, hợp đồng, báo cáo thực tế. Webchốt không phải đại lý thuế, không phải công ty kiểm toán, không phải đơn vị tư vấn pháp lý — kết quả tool chỉ mang tính ước tính, không thay thế tư vấn chuyên môn. Trong phạm vi pháp luật cho phép, Webchốt không chịu bất kỳ trách nhiệm nào (trực tiếp, gián tiếp, hậu quả) phát sinh từ việc dùng kết quả tool.
- Mẫu tham khảo, có thể tuỳ chỉnh theo quy chế nội bộ
Hướng dẫn đntt
Đề nghị thanh toán là mẫu giấy nội bộ dùng khi nhân viên cần xin duyệt chi một khoản — mua vật tư, thanh toán dịch vụ, hoàn trả chi phí — trước khi kế toán giải ngân. Đây KHÔNG phải hoá đơn điện tử hay chứng từ kế toán bắt buộc, mà là bước xin phê duyệt nội bộ trước khi tiền được chi ra.
Công cụ dựng sẵn bố cục: thông tin đơn vị, người đề nghị, số tiền (kèm số tiền viết bằng chữ tự động), lý do thanh toán, phương thức nhận tiền, và hai chữ ký (người đề nghị — duyệt của Ban Giám đốc).
Mẫu này áp dụng theo quy chế nội bộ của từng đơn vị. Doanh nghiệp nào có quy trình duyệt chi riêng (nhiều cấp ký, hạn mức khác nhau) nên tuỳ chỉnh lại cho khớp quy chế, công cụ chỉ cung cấp bố cục chung phổ biến nhất.
Các trường trên mẫu đề nghị thanh toán
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số chứng từ, ngày lập | Định danh và thời điểm lập đề nghị |
| Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế | Thông tin đơn vị đứng ra chi trả |
| Người đề nghị, bộ phận/chức vụ | Ai là người xin duyệt khoản chi này |
| Số tiền (kèm chữ) | Số tiền cần chi, tự đọc bằng chữ để đối chiếu khi ký |
| Lý do thanh toán | Nội dung khoản chi, càng cụ thể càng dễ duyệt |
| Phương thức, số tài khoản, ngân hàng, nội dung chuyển khoản | Thông tin để kế toán giải ngân đúng người, đúng kênh |
Khi nào dùng Đề nghị thanh toán, khi nào không đủ
- Dùng để xin duyệt chi một khoản nội bộ trước khi kế toán chuyển tiền — ví dụ tạm ứng công tác phí, thanh toán tiền văn phòng phẩm.
- Không thay thế được hoá đơn điện tử khi cần chứng từ đầu vào để kê khai thuế — mua hàng hoá/dịch vụ có giá trị cần hoá đơn hợp lệ từ bên bán, đề nghị thanh toán chỉ là bước xin phê duyệt nội bộ.
- Khoản chi có tính chất tạm ứng trước khi thực hiện công việc thì nên dùng mẫu Đề nghị tạm ứng (khác với Đề nghị thanh toán là chi trả sau khi đã có kết quả/hoá đơn).
Cách điền để dễ được duyệt nhanh
Ghi lý do thanh toán cụ thể (tên hàng hoá/dịch vụ, mục đích sử dụng) thay vì ghi chung chung. Điền đủ thông tin nhận tiền (số tài khoản, tên chủ tài khoản, ngân hàng) để kế toán chuyển khoản không phải hỏi lại. Số tiền viết bằng chữ tự sinh theo số đã nhập, không cần gõ tay.
Ví dụ: đề nghị thanh toán 5.000.000 đ tiền vật tư văn phòng
- Số tiền đề nghị: 5.000.000 đ
- Số tiền bằng chữ (tự sinh): Năm triệu đồng
- Lý do thanh toán: Thanh toán tiền mua vật tư văn phòng tháng
- Phương thức: Chuyển khoản qua ngân hàng
Nhập 5.000.000 vào ô Số tiền trong công cụ sẽ tự ra đúng dòng chữ "Năm triệu đồng" ở phần xem trước.
Lỗi thường gặp khi tính tay
- Dùng mẫu này thay cho hoá đơn điện tử hợp lệ khi mua hàng hoá/dịch vụ từ bên ngoài — hai loại chứng từ có giá trị khác nhau hoàn toàn.
- Ghi lý do thanh toán chung chung ("chi phí phát sinh") khiến người duyệt phải hỏi lại, mất thời gian.
- Bỏ trống thông tin tài khoản nhận tiền khi phương thức là chuyển khoản — kế toán không có căn cứ chuyển đúng người.
- Nhầm giữa Đề nghị thanh toán (chi trả sau khi có kết quả/hoá đơn) và Đề nghị tạm ứng (ứng trước tiền để thực hiện việc).
Bạn có thắc mắc về ĐNTT?
Đề nghị thanh toán có thay được hoá đơn điện tử không?+
Không. Đây là mẫu xin duyệt chi nội bộ trước khi kế toán giải ngân, không phải chứng từ kế toán bắt buộc và không có giá trị kê khai thuế như hoá đơn điện tử.
Mẫu đề nghị thanh toán này áp dụng theo văn bản nào?+
Đây là mẫu nội bộ tham khảo, không có văn bản pháp luật riêng bắt buộc hình thức. Từng đơn vị nên tuỳ chỉnh theo quy chế tài chính nội bộ của mình.
Số tiền bằng chữ trên đề nghị thanh toán tự sinh hay phải gõ tay?+
Tự sinh theo số tiền đã nhập, dùng cùng thuật toán đọc số ra chữ tiếng Việt như công cụ Số → Chữ, không cần gõ tay.
Ai cần ký vào đề nghị thanh toán?+
Mẫu có 2 chữ ký: người đề nghị và người duyệt (Ban Giám đốc). Doanh nghiệp có quy trình nhiều cấp duyệt nên thêm cột ký phù hợp quy chế riêng.
Đề nghị thanh toán khác đề nghị tạm ứng ở điểm nào?+
Đề nghị thanh toán dùng khi chi trả sau khi đã có kết quả/hoá đơn; đề nghị tạm ứng dùng khi xin tiền trước khi thực hiện công việc. Hai loại phục vụ hai thời điểm khác nhau trong quy trình chi tiêu.
Có bắt buộc ghi số tài khoản ngân hàng trên đề nghị thanh toán không?+
Chỉ cần khi phương thức nhận tiền là chuyển khoản. Nếu thanh toán tiền mặt thì có thể bỏ trống phần số tài khoản, ngân hàng.
Web cho doanh nghiệp của bạn?
Webchốt là studio thiết kế web Next.js. Tools miễn phí. Service chuyên nghiệp khi cần.