Giấy tạm ứng / Hoàn ứng
Lập giấy tạm ứng hoặc hoàn ứng — in A4 nộp kế toán, có chữ ký BGĐ
Tool này là công cụ tham khảo giáo dục dựa trên TT 200/2014/TT-BTC (mẫu C32-BB) tại thời điểm cập nhật. Quy định pháp luật có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra lại tại nguồn chính thức hoặc tham vấn kế toán/luật sư/đại lý thuế có chứng chỉ trước khi áp dụng vào tờ khai, hợp đồng, báo cáo thực tế. Webchốt không phải đại lý thuế, không phải công ty kiểm toán, không phải đơn vị tư vấn pháp lý — kết quả tool chỉ mang tính ước tính, không thay thế tư vấn chuyên môn. Trong phạm vi pháp luật cho phép, Webchốt không chịu bất kỳ trách nhiệm nào (trực tiếp, gián tiếp, hậu quả) phát sinh từ việc dùng kết quả tool.
- TT 200/2014/TT-BTC Phụ lục — Mẫu C32-BB
- QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Hướng dẫn tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ nội bộ để nhân viên xin ứng trước một khoản tiền phục vụ công việc (mua vật tư, công tác phí...), theo mẫu C32-BB tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên lập tiếp giấy hoàn ứng để đối chiếu số tiền đã tạm ứng với số tiền thực chi. Công cụ có hai chế độ: "Tạm ứng" (đề nghị ứng trước) và "Hoàn ứng" (quyết toán sau khi chi tiêu).
Đây là mẫu tham khảo dựa trên cấu trúc mẫu C32-BB — doanh nghiệp có thể tuỳ chỉnh thêm quy trình phê duyệt nội bộ (số cấp duyệt, hạn mức tạm ứng theo chức danh) theo quy chế tài chính riêng.
Ở chế độ hoàn ứng, công cụ tự tính chênh lệch giữa số tiền đã tạm ứng và số tiền thực chi: nếu thực chi ít hơn tạm ứng, nhân viên phải hoàn lại quỹ; nếu thực chi nhiều hơn, công ty phải chi trả thêm cho nhân viên.
Các trường bắt buộc — chế độ Tạm ứng
| Trường | Ý nghĩa | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Họ tên người đề nghị, bộ phận | Xác định người chịu trách nhiệm hoàn ứng | Thiếu bộ phận khiến kế toán khó tra cứu khi có nhiều người trùng tên |
| Mục đích tạm ứng | Căn cứ phê duyệt và đối chiếu khi hoàn ứng sau này | Ghi chung chung "chi phí công việc", không rõ khoản nào |
| Số tiền đề nghị (VND) | Số tiền công ty tạm ứng trước cho nhân viên | Nhập số tiền không khớp với dự trù thực tế của công việc |
| Thời hạn hoàn ứng | Mốc thời gian bắt buộc phải quyết toán khoản đã tạm ứng | Bỏ trống thời hạn, tiền tạm ứng bị treo không quyết toán |
| Hình thức thanh toán | Tiền mặt hay chuyển khoản khi giải ngân | Không khớp với hình thức thực tế chi trả tại quỹ/ngân hàng |
Các trường bắt buộc — chế độ Hoàn ứng
- Số tiền đã tạm ứng — lấy từ giấy đề nghị tạm ứng trước đó.
- Số tiền thực chi — tổng chi phí thực tế có chứng từ (hoá đơn, biên lai) kèm theo.
- Chênh lệch — công cụ tự tính: đã tạm ứng trừ thực chi. Dương thì hoàn lại quỹ, âm thì công ty chi thêm cho nhân viên.
Cách viết đúng giấy đề nghị / hoàn ứng
Mục đích tạm ứng nên ghi cụ thể khoản chi (ví dụ: "Mua vật tư văn phòng tháng 8", "Công tác phí đi công tác Đà Nẵng 3 ngày") thay vì ghi chung, để dễ đối chiếu khi hoàn ứng.
Khi hoàn ứng, cần đính kèm đủ hoá đơn/biên lai cho phần thực chi — số tiền thực chi trên giấy hoàn ứng phải khớp tổng các chứng từ kèm theo, không phải số ước lượng.
Ví dụ: hoàn ứng sau chuyến công tác
- Số tiền đã tạm ứng: 5.000.000 đ
- Số tiền thực chi (có chứng từ): 4.350.000 đ
- Chênh lệch = đã tạm ứng − thực chi: 650.000 đ
- Kết luận: Hoàn lại quỹ 650.000 đ
Nhập 5.000.000 đ vào "Số tiền đã tạm ứng" và 4.350.000 đ vào "Số tiền thực chi" ở chế độ Hoàn ứng sẽ ra đúng kết quả "Hoàn lại quỹ: 650.000 đ".
Lỗi thường gặp khi tính tay
- Không ghi thời hạn hoàn ứng khi tạm ứng, khiến khoản tạm ứng bị treo nhiều tháng không quyết toán.
- Hoàn ứng nhưng không có hoá đơn/biên lai chứng minh cho số tiền thực chi — kế toán không có căn cứ ghi sổ.
- Nhầm hình thức thanh toán giữa tiền mặt và chuyển khoản khi giải ngân, gây lệch sổ quỹ.
- Ghi mục đích tạm ứng quá chung chung, không đối chiếu được với khoản chi thực tế khi hoàn ứng.
- Không tách riêng từng lần tạm ứng — gộp nhiều đợt vào một giấy khiến khó theo dõi công nợ tạm ứng của từng nhân viên.
Bạn có thắc mắc về Tạm ứng?
Giấy đề nghị tạm ứng dựa theo mẫu nào?+
Mẫu tham khảo dựa trên cấu trúc mẫu C32-BB tại Thông tư 200/2014/TT-BTC — chứng từ nội bộ phổ biến để nhân viên xin ứng trước tiền phục vụ công việc.
Cách tính số tiền hoàn/nhận thêm khi hoàn ứng?+
Chênh lệch = Số tiền đã tạm ứng − Số tiền thực chi. Dương thì nhân viên hoàn lại quỹ; âm thì công ty chi trả thêm phần chênh lệch cho nhân viên.
Hoàn ứng có cần kèm hoá đơn, chứng từ không?+
Có. Số tiền thực chi trên giấy hoàn ứng cần khớp với tổng hoá đơn/biên lai thực tế kèm theo để kế toán có căn cứ ghi sổ.
Thời hạn hoàn ứng tối đa là bao lâu?+
Không có mức cố định theo luật chung — do quy chế tài chính nội bộ từng doanh nghiệp quy định. Nên ghi rõ mốc thời gian cụ thể trong giấy đề nghị.
Giấy tạm ứng có cần chữ ký kế toán trưởng và giám đốc không?+
Mẫu có 3 chữ ký: người đề nghị, kế toán trưởng và giám đốc — đúng theo quy trình phê duyệt tạm ứng phổ biến trong doanh nghiệp.
Tạm ứng tiền mặt và chuyển khoản khai báo khác nhau không?+
Không khác về nội dung chứng từ, chỉ khác hình thức giải ngân. Cần ghi đúng hình thức thực tế để khớp với sổ quỹ hoặc sao kê ngân hàng.
Web cho doanh nghiệp của bạn?
Webchốt là studio thiết kế web Next.js. Tools miễn phí. Service chuyên nghiệp khi cần.