Phiếu giao hàng
Tạo phiếu giao hàng in được A4 — bên giao, bên nhận, danh sách hàng, chữ ký
| Tên hàng | ĐVT | SL | Đơn giá | Thành tiền | |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | |||||
| Tổng cộng | 0 | ||||
Tool này là công cụ tham khảo giáo dục dựa trên Luật Thương mại 2005 + mẫu chuẩn DN tại thời điểm cập nhật. Quy định pháp luật có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra lại tại nguồn chính thức hoặc tham vấn kế toán/luật sư/đại lý thuế có chứng chỉ trước khi áp dụng vào tờ khai, hợp đồng, báo cáo thực tế. Webchốt không phải đại lý thuế, không phải công ty kiểm toán, không phải đơn vị tư vấn pháp lý — kết quả tool chỉ mang tính ước tính, không thay thế tư vấn chuyên môn. Trong phạm vi pháp luật cho phép, Webchốt không chịu bất kỳ trách nhiệm nào (trực tiếp, gián tiếp, hậu quả) phát sinh từ việc dùng kết quả tool.
- Luật Thương mại 36/2005/QH11 Điều 42
- TT 200/2014/TT-BTC (chứng từ kế toán)
Hướng dẫn phiếu giao hàng
Phiếu giao hàng là chứng từ xác nhận việc giao — nhận hàng hoá giữa hai bên, dùng khi bên giao cần bằng chứng đã giao đủ hàng và bên nhận cần đối chiếu số lượng, đơn giá trước khi thanh toán. Công cụ dựng sẵn bố cục phiếu chuẩn: số phiếu tự sinh, thông tin bên giao/bên nhận, bảng danh mục hàng hoá và khu vực ký xác nhận.
Khác hoá đơn GTGT (chứng từ thuế) hay hợp đồng (ràng buộc pháp lý dài hạn), phiếu giao hàng là chứng từ nội bộ ghi nhận một lần giao nhận cụ thể — số phiếu, ngày giao, và bảng hàng hoá đi kèm số lượng thực tế đã giao. Trang xử lý toàn bộ ở trình duyệt, không lưu dữ liệu về máy chủ.
Bấm "In A4" sẽ mở một cửa sổ in riêng theo đúng khổ giấy A4, có số tiền viết bằng chữ và 3 ô ký tên (người giao, người nhận, xác nhận/đóng dấu) — sẵn sàng in ngay không cần chỉnh sửa thêm.
Các trường trên phiếu giao hàng
| Trường | Ý nghĩa | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Số phiếu | Tự sinh theo định dạng PGH-năm/tháng/ngày-3 số ngẫu nhiên, có thể sửa tay | Sửa tay rồi quên đổi cho lần giao tiếp theo, gây trùng số phiếu |
| Ngày giao | Mốc thời gian thực hiện việc giao hàng | Để mặc định ngày mở công cụ thay vì ngày giao thực tế |
| Bên giao: tên, địa chỉ, SĐT | Định danh người/đơn vị chịu trách nhiệm giao hàng | Bỏ trống địa chỉ khi cần đối chiếu giao hàng tận nơi |
| Bên nhận: tên, địa chỉ, SĐT | Định danh người/đơn vị nhận hàng để ký xác nhận | Không ghi SĐT khiến khó liên hệ khi có sai lệch số lượng |
| Danh sách hàng hoá: tên, ĐVT, SL, đơn giá | Chi tiết từng mặt hàng đã giao, tự tính thành tiền theo dòng | Gộp nhiều mặt hàng khác loại vào một dòng, khó đối chiếu khi kiểm hàng |
| Ghi chú | Thông tin bổ sung (tình trạng hàng, điều kiện giao...) | Bỏ trống dù có phát sinh thực tế cần ghi lại (hàng thiếu, hư hỏng khi nhận) |
Cách tính tổng tiền trên phiếu
Mỗi dòng hàng hoá tự tính Thành tiền = Số lượng × Đơn giá. Tổng cộng của phiếu là tổng thành tiền của tất cả các dòng, kèm số tiền viết bằng chữ hiển thị khi in.
Khi nào dùng phiếu giao hàng thay vì hoá đơn
- Giao hàng nội bộ giữa các chi nhánh, kho, hoặc giữa nhà cung cấp và đại lý — chưa cần xuất hoá đơn GTGT ngay tại thời điểm giao.
- Giao hàng theo đơn đặt trước, thanh toán sau — phiếu giao hàng là căn cứ đối chiếu số lượng trước khi lập hoá đơn thanh toán.
- Xác nhận tình trạng hàng hoá lúc giao — nếu có phát sinh thiếu/hỏng, ghi rõ ở phần ghi chú làm căn cứ xử lý sau.
Ví dụ: giao 3 mặt hàng văn phòng
- Bàn làm việc — 5 cái × 1.200.000 đ: 6.000.000 đ
- Ghế văn phòng — 10 cái × 450.000 đ: 4.500.000 đ
- Tủ hồ sơ — 3 cái × 800.000 đ: 2.400.000 đ
- Tổng cộng: 12.900.000 đ
Nhập đúng 3 dòng hàng với số lượng và đơn giá trên vào công cụ sẽ ra đúng tổng cộng 12.900.000 đ.
Lỗi thường gặp khi tính tay
- Nhầm phiếu giao hàng với hoá đơn GTGT — phiếu giao hàng không có giá trị kê khai thuế, chỉ là chứng từ nội bộ xác nhận giao nhận.
- Không ghi rõ đơn vị tính (ĐVT) cho từng mặt hàng, gây nhầm lẫn khi số lượng có thể hiểu theo nhiều đơn vị khác nhau (cái, thùng, kg...).
- Quên đổi số phiếu khi lập phiếu mới sau khi đã sửa tay số phiếu ở lần trước — dễ trùng số khi tra cứu lại.
- Bỏ trống phần ghi chú dù hàng giao có phát sinh thiếu/hỏng — mất căn cứ đối chiếu nếu sau này có tranh chấp về số lượng hoặc tình trạng hàng.
- Không lưu lại phiếu đã in trước khi đóng trình duyệt — công cụ không lưu dữ liệu, đóng tab là mất toàn bộ thông tin đã nhập.
Bạn có thắc mắc về Phiếu giao hàng?
Phiếu giao hàng khác hoá đơn GTGT ở đâu?+
Phiếu giao hàng là chứng từ nội bộ xác nhận việc giao — nhận hàng, không có giá trị kê khai thuế. Hoá đơn GTGT mới là chứng từ có giá trị pháp lý để kê khai thuế.
Số phiếu giao hàng tự sinh theo quy tắc nào?+
Định dạng PGH-năm/tháng/ngày-3 số ngẫu nhiên (ví dụ PGH-20260824-153), có thể sửa tay nếu cần theo quy tắc đánh số riêng của đơn vị.
Tổng tiền trên phiếu tính thế nào?+
Mỗi dòng hàng hoá tự tính Thành tiền = Số lượng × Đơn giá, tổng cộng của phiếu là tổng thành tiền của tất cả các dòng.
Phiếu giao hàng có lưu dữ liệu không?+
Không. Toàn bộ xử lý ở trình duyệt, không gửi hay lưu dữ liệu về máy chủ — đóng tab là mất thông tin đã nhập, cần in hoặc lưu file trước khi rời trang.
Khi nào dùng phiếu giao hàng thay vì lập hoá đơn ngay?+
Khi giao hàng nội bộ giữa chi nhánh/kho, hoặc giao trước - thanh toán/xuất hoá đơn sau — phiếu giao hàng là căn cứ đối chiếu số lượng trước khi lập chứng từ thanh toán.
Phiếu in ra có chỗ ký xác nhận không?+
Có — bản in A4 gồm 3 ô ký: người giao, người nhận và xác nhận/đóng dấu, kèm số tiền viết bằng chữ ở cuối bảng hàng hoá.
Web cho doanh nghiệp của bạn?
Webchốt là studio thiết kế web Next.js. Tools miễn phí. Service chuyên nghiệp khi cần.