Bộ chứng từ tổng hợp (1 nhập, 6 xuất)
Nhập 1 lần → xuất 6 file: Báo giá · ĐNTT · Tạm ứng · Phiếu thu · Giao hàng · Nghiệm thu
Tool này là công cụ tham khảo giáo dục dựa trên Mẫu chứng từ chuẩn VN tại thời điểm cập nhật. Quy định pháp luật có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra lại tại nguồn chính thức hoặc tham vấn kế toán/luật sư/đại lý thuế có chứng chỉ trước khi áp dụng vào tờ khai, hợp đồng, báo cáo thực tế. Webchốt không phải đại lý thuế, không phải công ty kiểm toán, không phải đơn vị tư vấn pháp lý — kết quả tool chỉ mang tính ước tính, không thay thế tư vấn chuyên môn. Trong phạm vi pháp luật cho phép, Webchốt không chịu bất kỳ trách nhiệm nào (trực tiếp, gián tiếp, hậu quả) phát sinh từ việc dùng kết quả tool.
- BLDS 91/2015/QH13
- Luật Thương mại 36/2005/QH11
- TT 200/2014/TT-BTC
- TT 78/2021/TT-BTC
Hướng dẫn bộ chứng từ
Một giao dịch mua bán thường cần nhiều hơn một tờ giấy: báo giá gửi trước, đề nghị tạm ứng khi cần vốn, phiếu giao hàng khi xuất kho, phiếu thu khi nhận tiền, đề nghị thanh toán khi trả chi phí, và biên bản nghiệm thu khi bàn giao xong. Gõ lại tên khách, địa chỉ, mã số thuế, danh mục hàng hoá cho từng chứng từ riêng lẻ vừa mất thời gian vừa dễ gõ lệch thông tin giữa các bản.
Công cụ này gom 6 loại chứng từ vào một form nhập liệu duy nhất — Bảng báo giá, Đề nghị thanh toán, Đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu giao hàng, Biên bản nghiệm thu. Nhập một lần thông tin Bên A (đơn vị mình), Bên B (khách hàng) và danh mục hàng hoá/dịch vụ, sau đó chuyển qua từng tab để xem và in bản tương ứng — toàn bộ dữ liệu dùng chung, không phải nhập lại.
Riêng tỷ lệ tạm ứng có thanh trượt phần trăm áp thẳng vào Đề nghị tạm ứng: kéo thanh trượt, số tiền tạm ứng tự tính theo phần trăm trên tổng giá trị đơn hàng, khỏi bấm máy tính riêng.
6 loại chứng từ xuất ra từ 1 lần nhập
Mỗi tab dưới đây dùng chung dữ liệu Bên A/Bên B/danh mục hàng hoá đã nhập ở form bên trái, chỉ khác phần trình bày và các trường đặc thù của từng loại.
| Chứng từ | Dùng khi nào | Trường riêng thêm vào |
|---|---|---|
| Bảng báo giá | Gửi khách trước khi chốt đơn | Hiệu lực báo giá (mặc định 30 ngày) |
| Đề nghị thanh toán | Xin duyệt chi một khoản nội bộ | Lý do thanh toán, phương thức nhận tiền |
| Đề nghị tạm ứng | Xin ứng trước tiền để thực hiện đơn hàng | Tỷ lệ tạm ứng (%) trên tổng giá trị |
| Phiếu thu | Ghi nhận đã nhận tiền từ khách | Ngày lập, số chứng từ tự sinh theo mã loại |
| Phiếu giao hàng | Xác nhận đã giao đủ hàng hoá | Địa điểm giao hàng |
| Biên bản nghiệm thu | Hai bên xác nhận đã hoàn tất công việc/hàng hoá | Chữ ký hai bên theo mẫu chuẩn |
Cách nhập một lần cho cả 6 chứng từ
Điền Bên A trước (tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, số tài khoản, ngân hàng) — phần này giữ nguyên khi chuyển tab. Sau đó điền Bên B là thông tin khách hàng. Thêm từng dòng hàng hoá/dịch vụ vào bảng, công cụ tự cộng tổng tiền và đọc số tiền bằng chữ.
Chuyển tab để xem bản in tương ứng — không cần nhập lại tên khách hay danh mục hàng hoá. Muốn in nhiều bản cùng lúc thì bấm in lần lượt từng tab.
Tỷ lệ tạm ứng tính vào Đề nghị tạm ứng
- Kéo thanh trượt từ 0% đến 100%, bước nhảy 5% mỗi lần.
- Số tiền tạm ứng = Tổng giá trị đơn hàng × tỷ lệ % đã chọn, làm tròn tới đồng.
- Số tiền này tự điền vào tab Đề nghị tạm ứng, không cần tính tay hay chuyển đổi giữa các tab.
Ví dụ: đơn hàng 5.000.000 đ, chọn tạm ứng 30%
- Tổng giá trị đơn hàng (1 dòng hàng): 5.000.000 đ
- Tỷ lệ tạm ứng đã chọn: 30%
- Số tiền tạm ứng = 5.000.000 × 30 / 100: 1.500.000 đ
- Số tiền này tự điền vào tab Đề nghị tạm ứng: (không cần gõ lại)
Nhập đúng 1 dòng hàng giá 5.000.000 đ và kéo thanh trượt tới 30% trong công cụ sẽ ra đúng số 1.500.000 đ ở tab tạm ứng.
Lỗi thường gặp khi tính tay
- Nhập lại thông tin khách hàng cho từng chứng từ riêng — dễ gõ lệch tên/địa chỉ giữa báo giá và phiếu giao hàng cùng một đơn.
- Quên đổi số chứng từ khi in bản mới, dẫn tới trùng số giữa các lần lập.
- Dùng Đề nghị thanh toán hoặc Đề nghị tạm ứng (mẫu nội bộ) thay cho hoá đơn điện tử có giá trị kê khai thuế — hai loại chứng từ khác nhau, không thay thế nhau.
- Nhập tỷ lệ tạm ứng theo cảm tính rồi vẫn ghi tay số tiền cũ — công cụ đã tự tính lại khi đổi tỷ lệ, cần lấy đúng số mới trên màn hình.
Bạn có thắc mắc về Bộ chứng từ?
Công cụ này xuất được bao nhiêu loại chứng từ?+
6 loại dùng chung 1 lần nhập: Bảng báo giá, Đề nghị thanh toán, Đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu giao hàng, Biên bản nghiệm thu. Chuyển tab để xem và in từng bản, không cần nhập lại thông tin.
Nhập một lần rồi có phải sửa lại cho từng chứng từ không?+
Không cần sửa thông tin Bên A, Bên B và danh mục hàng hoá — dữ liệu dùng chung cho cả 6 tab. Mỗi loại chứng từ chỉ thêm vài trường riêng như lý do thanh toán hay địa điểm giao hàng.
Tỷ lệ tạm ứng tính thế nào?+
Số tiền tạm ứng = Tổng giá trị đơn hàng × tỷ lệ % đã chọn trên thanh trượt (0-100%, bước 5%). Số tiền này tự điền vào tab Đề nghị tạm ứng, không cần tính tay.
Đề nghị thanh toán và Đề nghị tạm ứng khác nhau thế nào?+
Đề nghị tạm ứng là xin tiền trước khi thực hiện việc; Đề nghị thanh toán là xin duyệt chi sau khi đã có kết quả hoặc hoá đơn. Cả hai đều là mẫu nội bộ, không thay thế hoá đơn điện tử.
Công cụ có lưu dữ liệu khách hàng đã nhập không?+
Không lưu thông tin Bên A/Bên B lên máy chủ (vì lý do bảo mật). Chỉ lưu tuỳ chọn logo và màu giao diện trên trình duyệt để dùng lại lần sau.
Biên bản nghiệm thu trong bộ 6 chứng từ này có thay được biên bản chuyên ngành xây dựng không?+
Không. Đây là bản dùng chung cho nghiệm thu hàng hoá/dịch vụ đơn giản. Công trình xây dựng có yêu cầu nghiệm thu kỹ thuật riêng cần dùng hồ sơ chuyên ngành.
Web cho doanh nghiệp của bạn?
Webchốt là studio thiết kế web Next.js. Tools miễn phí. Service chuyên nghiệp khi cần.